I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Ihr Ansprechpartner als Verantwortlicher im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung („EU-DSGVO“) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
documentus GmbH Saarbrücken
Behrener Straße 10
66117 Saarbrücken
Deutschland
(im Folgenden als „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet)
II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Um dieser Bedeutung Ausdruck zu verleihen, haben wir ein auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisiertes Beratungsunternehmen mit der Übernahme dieser zentralen Themen beauftragt. Auch unser Datenschutzbeauftragter kommt aus diesem sehr erfahrenen Expertenkreis.
Wir werden beraten durch:
MAGELLAN Rechtsanwälte, Brienner Straße 11, 80333 München
www.magellan-datenschutz.de
Bitte wenden Sie sich in allen Fragen rund um das Thema Datenschutz und Datensicherheit bei uns direkt an unseren Datenschutzbeauftragten von MAGELLAN Rechtsanwälte:
E-Mail: datenschutz_documentus_saarbruecken@magellan-rechtsanwaelte.de
Tel.: 0681 935214 0
III. Datenverarbeitungen auf unserer Website
- Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
i. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bereitstellung der Website und der Erstellung von Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.
ii. Zweck
Die vorübergehende Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür müssen Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Sitzung gespeichert werden.
Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns Ihre personenbezogenen Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine anderweitige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet nicht statt.
iii. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten zur Bereitstellung der Website ist dies gegeben, sobald Sie die Website verlassen haben.
Im Falle der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten in Logfiles werden diese nach spätestens sieben Tage gelöscht. Erfolgt eine darüberhinausgehende Speicherung, so werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert, sodass eine Zuordnung nicht mehr möglich ist.
iiii. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Es besteht für Sie folglich keine Widerspruchsmöglichkeit.
- Verwendung von technisch-notwendigen Cookies
i. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Verwendung von technisch-notwendigen Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.
ii. Zweck
Die Verwendung von technisch-notwendigen Cookies dient dazu, Ihnen die Nutzung unserer Website zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Website können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass Ihr Internetbrowser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Eine anderweitige Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet nicht statt.
iii.Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind; dies ist insbesondere im Fall des Verlassens der Website gegeben.
iiii. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Cookies werden im Erlaubnisfalle auf Ihrem Rechner gespeichert und von diesem an unsere Website übermittelt. Daher haben Sie die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies.
Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können Sie jederzeit löschen. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.
- Newsletter
i. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Newsletter-Versendung ist die Ihrerseits erklärte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO.
ii.Zweck
Die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten dient dazu, den Newsletter an Sie zu versenden. Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Newsletter-Versendung ist die Übersendung von Informationen, Angeboten und gegebenenfalls die Förderung des Absatzes durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen.
iii.Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Ihre personenbezogenen Daten werden demnach solange gespeichert, bis Sie sich von unserem Newsletter abgemeldet haben.
iiii. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können die Einwilligung zum Erhalt des Newsletters jederzeit widerrufen oder den in jedem Newsletter enthaltenen Abmelde-Link nutzen, um einem weiteren Erhalt des Newsletters zu widersprechen.
- Kontaktformular und E-Mail-Kontakt
i. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Kontaktaufnahme übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO. Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO eine zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
ii. Zweck
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Falle einer Kontaktaufnahme dient uns allein zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
iii. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Kontaktaufnahme übersendet wurden, ist dies der Fall, wenn Ihr Anliegen bearbeitet wurde und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung nicht entgegenstehen.
iiii. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme für die Zukunft zu widersprechen. In diesem Fall können wir Ihr Anliegen jedoch nicht weiterbearbeiten. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, es sei denn, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.
- Direktmarketing
i. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Direktmarketingmaßnahmen ist entweder die ihrerseits erklärte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO oder die gesetzliche Erlaubnis des Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO bzw. § 7 Abs. 3 UWG.
ii. Zweck
Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Direktmarketingmaßnahmen ist die Übersendung von Informationen, Angeboten und gegebenenfalls die Förderung des Absatzes durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen.
iii. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind; dies ist insbesondere bei Zugang des Widerrufs bzw. des Widerspruchs der Fall.
iiii. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen bzw. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Direktmarketingmaßnahmen jederzeit für die Zukunft widersprechen.
- Betroffeneneingaben nach Art. 12 ff. EU-DSGVO
i. Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung Ihrer datenschutzrechtlichen Anfrage („Betroffeneneingabe“) ist Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. Art. 12 ff. EU-DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die anschließende Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung von Betroffeneneingabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.
ii. Zweck
Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung von Betroffeneneingaben ist die Beantwortung Ihrer datenschutzrechtlichen Anfrage. Die anschließende Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung der jeweiligen Betroffeneneingabe dient zur Erfüllung der gesetzlich geforderten Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 EU-DSGVO.
iii. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Bearbeitung von Betroffeneneingaben ist dies gemäß § 41 BDSG i.V. § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG drei Jahren nach Ende des jeweiligen Vorgangs gegeben.
iiii. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung von Betroffeneneingaben für die Zukunft zu widersprechen. In diesem Fall können wir Ihre datenschutzrechtliche Anfrage jedoch nicht weiterbearbeiten.
Die Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung der jeweiligen Betroffeneneingabe ist zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.
- Rechtsverteidigung und -durchsetzung
i. Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist Art. 9 Abs. 2 lit. f; 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.
ii. Zweck
Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist die Abwehr von unberechtigter Inanspruchnahme sowie die rechtliche Durchsetzung und Geltendmachung von Ansprüchen und Rechten.
iii. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
iiii. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist für die Rechtsverteidigung und -durchsetzung zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.
IV. Empfängerkategorien
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen und Abteilungen personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der zuvor genannten Zwecke brauchen. Daneben bedienen wir uns zum Teil unterschiedlicher Dienstleister und übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an weitere vertrauenswürdige Empfänger. Diese können z.B. sein:
- Banken
- SCHUFA
- Scan-Service
- Druckereien
- Lettershops
- IT-Dienstleister
- Rechtsanwälte und Gerichte
V. Ihre Rechte
Folgende Rechte stehen Ihnen uns gegenüber zu:
i. Recht auf Auskunft
Sie haben ein Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen von uns verarbeitet werden. In diesem Fall informieren wir Sie zusätzlich über
(1) den Verarbeitungszweck;
(2) die Datenkategorien;
(3) die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten;
(4) die geplante Speicherdauer bzw. die Kriterien für die geplante Speicherdauer;
(5) Ihre weiteren Rechte;
(6) sofern wir Ihre personenbezogenen Daten nicht von Ihnen mitgeteilt wurden: Alle verfügbaren Informationen über deren Herkunft;
(7) sofern vorhanden: das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung sowie Informationen über die involvierte Logik, die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen der Verarbeitung.
ii. Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung, sofern Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind.
iii. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern
(1) wir die Richtigkeit Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten überprüfen;
(2) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
(3) Sie Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Zweckwegfall zur Rechtsverfolgung benötigen;
(4) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingelegt haben und wir diesen Widerspruch prüfen.
iv. Recht auf Löschung
Sie haben ein Recht auf Löschung, sofern
(1) wir Ihre personenbezogenen Daten für ihren ursprünglichen Verwendungszweck nicht mehr benötigen;
(2) Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gibt;
(3) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen und - sofern es sich nicht um Direktmarketing handelt - keine vorrangigen Gründe für die Weiterverarbeitung vorliegen;
(4) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
(5) die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gesetzlich gefordert ist;
(6) Ihre personenbezogenen Daten als Minderjähriger für Dienste der Informationsgesellschaft erhoben wurden.
v. Recht auf Unterrichtung
Sofern Sie Ihr Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht haben, werden wir allen Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten, diese Berichtigung, Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitteilen.
vi. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben ein Recht Ihre von uns auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragsdurchführung verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern dies technisch machbar ist, haben Sie das Recht, dass wir diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
vii. Widerspruchsrecht
Sie haben im Fall von besonderen Gründen ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.
Im Fall einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke des Direktmarketings haben Sie jederzeit ein Recht auf Widerspruch.
viii. Recht auf Widerruf
Sie haben das Recht, eine uns abgegebene Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
ix. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die EU-DSGVO verstößt.
Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Str. 12
66111 Saarbrücken
Für Rückfragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.